الغرض الرئيسي من الحدث هو توفير المعلومات للمشاركين أو اكتساب خبرة معينة من قبل المشاركين. الحدث المثالي يشبه الساعة - كل شيء يسير في تسلسل صارم ، وأفعال المنظمين منسقة ولا تتناغم مع بعضها البعض. هذا هو نتيجة التخطيط والإعداد ، والذي عادة ما يستغرق عدة أشهر.
انه ضروري
- - طاقم من خمسة موظفين على الأقل
- - ميزانية الحدث
تعليمات
الخطوة 1
بادئ ذي بدء ، حدد الغرض من الحدث وموضوعه. على أساس هذا ، سيتم بناء المخطط الإضافي الكامل للحدث. يحدد الغرض من الحدث نهج التسويق والجمهور المستهدف الذي يخصص له الحدث.
الخطوة 2
حدد مكان الحدث. يجب أن يعتمد المكان على كل من الغرض من الحدث وعدد المشاركين ، وكذلك على السيناريو المتوقع للحدث. من المهم الاهتمام بخدمة الضيوف. ضع في اعتبارك عدة خيارات واختر النسبة المثلى بين السعر والجودة.
الخطوه 3
روّج للحدث بنشاط. يجب أن تبدأ الحملة الإعلانية قبل شهر ونصف من بدء الحدث وتنتهي قبل شهر واحد. بالتوازي مع ذلك ، فإن إجراء "المكالمات الباردة" لدعوة الضيوف إلى حدث ما هو إجراء معقول. يجب إكمال جميع العمليات الخاصة بتكوين قوائم المشاركين قبل الحدث بأسبوع كحد أقصى.
الخطوة 4
استخدم مساعدة الرعاة أو الشخصيات المرموقة. لن يؤدي ذلك إلى تقوية روابط عملك فحسب ، بل سيعطي أيضًا مكانة معينة لحدثك. خصص وقتًا لهؤلاء الأفراد للتحدث ، ويفضل أن يكون ذلك في بداية الحدث.
الخطوة الخامسة
توزيع المسؤوليات بين الموظفين المشاركين في تنسيق النشاط. يجب أن يعرف الجميع بوضوح دائرة مسؤوليتهم والأحداث التي يجب أن يسيطروا عليها. يجب ألا تكون هناك بقع بيضاء ، يجب أن يكون لدى الجميع تعليماتهم بشكل مطبوع وأن يعرفها عن ظهر قلب
الخطوة 6
في اليوم السابق للندوة ، من الضروري إعادة توجيه الموظفين الذين يقومون بأنشطة التنسيق في الحدث. في يوم الحدث ، يجب أن يحضر جميع المنسقين قبل ساعة واحدة على الأقل من بدء الحدث.
