تدبيس المستندات هو إجراء شائع في البيئة الكتابية والمكتبية. على الرغم من أن الأمر يبدو بسيطًا ، إلا أن هناك لوائح خاصة تحدد قواعد خياطة المستندات وتنفيذها. ويجب أن تكون هذه القواعد معروفة حتى لا يتم إرجاع المستندات المرسلة إلى العطاء أو إلى الأرشيف لمزيد من المعالجة والتعديل.
تعليمات
الخطوة 1
لضمان سلامة المستندات بعد الوميض ، وكذلك لضمان تخزينها بالترتيب الصحيح ، يجب ترقيم جميع الأوراق باستثناء المخزون. يتم تقديم المستندات بترتيب زمني أو أبجدي. يتم ترقيم المغلفات ذات الأوراق المتداخلة قبل الأوراق المتداخلة. يتم استبعاد الملاءات الفارغة من العلبة ويتم إتلافها بدون ترقيم.
الخطوة 2
قم بترقيم أوراق العلبة بقلم رصاص بسيط من أعلى إلى أسفل ، مع ترك الأرقام في الزاوية اليمنى العليا من كل ورقة ، دون التأثير على النص. عدد الصور والرسومات الموجودة في الخلف في الزاوية اليسرى العليا.
الخطوه 3
إذا كانت المستندات تحتوي على أي خرائط تم لصقها من عدة أوراق ، فقم بترقيمها في ورقة واحدة ، مع الإشارة إلى عدد الأوراق في اللصق. في نهاية الترقيم ، اكتب خطاب اعتماد على ورقة منفصلة. حدد فيه عدد الأوراق وخصائص المستندات الفردية ، بالإضافة إلى حالتها المادية.
الخطوة 4
بالإضافة إلى ذلك ، يجب إجراء جرد لمجموعة المستندات المودعة. لا ترقيم أوراق الجرد. في الجرد ، اكتب اسم المستند ، وأدخل تاريخ الجرد ، والتعليق التوضيحي الذي يحدد الغرض من مجموعة المستندات ، وأيضًا سرد جميع المستندات ، مع مراعاة عدد الأوراق. في نهاية الجرد ، أدخل اسم المنشئ ولقبه واسم عائلته.
الخطوة الخامسة
يجب أن يكون حجم غطاء كل حالة 229 × 324 مم. على الورقة الأولى والأخيرة من العلبة ، قم بلصق شرائح رقيقة من الورق المقوى قبل الخياطة. يتم تمرير سلك عبر هذه الشرائط. استخدم غراء السيليكات لإكمال الغلاف.
الخطوة 6
على الحافة اليسرى للهوامش ، دون لمس حقل النص ، قم بعمل ثلاثة ثقوب مع ثقب أو ثقب بشكل متماثل على طول ارتفاع الورقة بالكامل ، على مسافة 3 سم من بعضها البعض. للخياطة ، استخدم خيوط الخياطة أو خيوط البنك وإبرة الخياطة.
الخطوة 7
قم بتقطيع المستند مرتين للتأكد من أن المجموعة قوية. اسحب أطراف الخيط من الفتحة المركزية على ظهر الورقة الأخيرة واربطها في عقدة. قم بلصق ملصق على العلبة بنقش مؤكد ، وختمه وأغلق المجموعة.
الخطوة 8
اترك نهايات الخيوط خالية. يجب أن تحمل بطاقة الشهادة توقيعًا واضحًا ومقروءًا للمدير وختم المنظمة.
